Feedback – der Motor für eine gelungene Ausbildung

Februar und September sind die beiden Monate, in denen Auszubildende in der Regel an den Start gehen. »Es gibt, auch im Zweiradfachhandel und -handwerk, einen Fachkräftemangel. Dieser hängt jedoch stark von der Region ab. Ist ein Betrieb fundiert, positiv bekannt und hat er eine gute Lobby, wird er mit Bewerbungen überflutet. Kleinere Betriebe in eher ländlicherem Umfeld haben es da schwerer«, ist aus dem Hause des Verbandes des Deutschen Zweiradhandels e. V. (VDZ) zu hören. Auch deshalb ist es wichtig, dass eine begonnene Ausbildung möglichst nicht abgebrochen wird. Es geht aber nicht nur um das Erlernen eines Berufs, sondern auch um die Entwicklung der Persönlichkeit des Azubis. »Feedback-Gespräche – auch in der Probezeit – sind da auf jeden Fall von Vorteil“, so der VDZ weiter.

Eine gute Vorbereitung nützt beiden Seiten

Ausbilder sollten gleich am ersten Ausbildungstag die Azubis über die Anzahl der Feedback-Gespräche, ihren zeitlichen Abstand, die Inhalte und die Struktur aufklären. Für Lidia Barcellona, Personalreferentin und Ausbilderin für Industriekaufleute bei der Firma Puky, eine Selbstverständlichkeit: »Unsere Personalabteilung händigt vor den Gesprächen den Ausbildungsverantwortlichen und den Auszubildenden die Fragebögen zur Vorbereitung auf die Gespräche aus. Unser Motto lautet hier: ›Beobachten – Beschreiben – Bewerten – Besprechen‹.« Ist eine Beurteilung Teil des Gesprächs, sollten vorab auch die Bewertungskriterien erklärt werden. Zusammen mit dem Ausbildungsplan, der die Lernziele enthält, sind sie die Basis der Gesprächsvorbereitung.
Dass sich beide, Ausbilder und Azubi, auf das Gespräch vorbereiten, hält Florian Haggenmiller, DGB-Bundesjugendsekretär, für absolut wichtig. So sollte sich auch der Auszubildende einmal die Woche Notizen über seinen Ausbildungsverlauf machen. Konkrete Beispiele bringen das anschließende Gespräch schneller auf den Punkt. Ist der Betrieb so groß, dass mehrere Ausbilder den Azubi begleiten, sollten die Einschätzungen aller Beteiligten in die Vorbereitung einfließen.
Mindestens eine Woche vor dem Gespräch gilt es, gemeinsam die zu behandelnden Themen, den Tag, die Uhrzeit und den Ort festzulegen. Alle Absprachen müssen dann aber auch eingehalten werden, damit das Feedback seine Ernsthaftigkeit behält.

Die wichtigsten Themen

Die ein- bis viermonatige Probezeit entscheidet darüber, ob der Neuzugang zum Team passt und ob er den Ausbildungsinhalten gewachsen ist. Dipl. Ing. Manfred Weiss bildet schon seit Jahren in seinem Betrieb »Weiss Rad+Service« in Köln aus. Er erkundigt sich auch nach den Erlebnissen, die die Azubis darin bestärken, dass sie mit ihrer Berufswahl ins Schwarze getroffen haben. Wichtig ist ihm auch, »nach dem Spaßfaktor« zu fragen. »Geschick, Geduld oder Wahrnehmung, Aufmerksamkeit und Aufnahmevermögen« sind für Manfred Weiss weitere wichtige Themen. Daneben stehen das Fachwissen und seine Umsetzung, die Vorbereitung einzelner Arbeitsschritte, die Arbeitsweise und -qualität, das Verhalten und die Kommunikation im Team und gegenüber den Kunden sowie die Fähigkeit zur Reflexion, das Verantwortungsgefühl und die Lernbereitschaft im Fokus.
Auch die Erwartungshaltungen vonseiten des Betriebs sollten transparent gemacht werden, denn diese sind am Ende der Probezeit Teil der Bewertung. Gleichzeitig gilt es Unsicherheiten zu überbrücken, zu motivieren und den Azubi an den Betrieb zu binden. Ein Leitfaden zu den einzelnen Themenblöcken strukturiert das Gespräch.

Die praktische Umsetzung

Das Gespräch sollte in einer angenehmen Atmosphäre und ohne Unterbrechungen ablaufen. Als Unterlagen dienen die eigenen Aufzeichnungen, die Ausbildungsordnung und der -rahmenplan, das Berichtsheft sowie eine Übersicht über die Leistungen in der Berufsschule. Zu Beginn sollte der Ausbilder noch einmal über die Inhalte und die Dauer des Gesprächs informieren. Mehr als eineinhalb Stunden sollten dafür nicht anberaumt werden. Der Ausbilder sollte im Gespräch darauf achten, dass er den Azubi wertschätzt, auch wenn zu Beginn der Ausbildung vielleicht noch nicht alles rund läuft. Die Frage, ob sich der Azubi durch die an ihn gestellten Anforderungen eher unter- oder überfordert fühlt, hält Lidia Barcellona für sehr wichtig. Bevor die Schwächen des Azubis thematisiert werden, sollte der Ausbilder seine Stärken betonen. Etwaige Kritik – auch vonseiten des Auszubildenden – sollte sachlich und präzise, möglichst anhand von konkreten Beispielen formuliert werden. Im Mittelpunkt sollte dabei immer die Lösung stehen, wobei es Erfolg versprechender ist, wenn diese vom Azubi selbst gefunden und nicht vom Ausbilder vorgegeben wird. Gelingt ihm dies nicht, kann er ihn immer noch unterstützen. Ist klar, dass der Auszubildende zwar sehr geschickt ist, der Beruf ihm auch liegt, ihm aber einzelne Aufgaben sehr schwer fallen, ist zu überlegen, ob Hilfe von außen (vgl. Kasten) angenommen werden sollte.
Auch die Frage »Wie läuft es in der Schule?« sollte Thema des Gesprächs sein. Wichtig ist, dass Sie den Azubi dazu animieren, dass er selbst auch Stellung bezieht und sich aktiv am Gespräch beteiligt. Gemeinsam sollten Sie abschließend die weiteren Aufgaben und Ziele klären. Wird über das Gespräch ein Protokoll erstellt, muss der Azubi in jedem Fall eine Kopie erhalten.

Folgegespräche über die Probezeit hinaus

Auch nach der Probezeit sollten Feedback-Gespräche weitergeführt werden. Lidia Barcellona dazu: »Über die Probezeit hinaus werden bei Puky regelmäßig protokollierte Feedback-Gespräche geführt. Beispiel Industriekaufleute: Hier werden vor jedem Abteilungswechsel Feedback-Gespräche durch den Abteilungsverantwortlichen geführt. Grundsätzlich sehen wir nur Vorteile durch diese Gespräche. Der Auszubildende erfährt so, wie er im Unternehmen gesehen wird und kann so häufig durch Wertschätzung zusätzlich motiviert werden. Auf der anderen Seite dienen diese Gespräche auch dazu, Erwartungen und Probleme zu benennen, um frühzeitig darauf reagieren zu können. Des Weiteren kann so während der gesamten Ausbildungszeit die Entwicklung des Auszubildenden festgehalten werden.« Wird das Gespräch in einem Großbetrieb bei einem Abteilungswechsel mit einer Übergabe verbunden, sollten die betroffenen Ausbilder einen wichtigen Aspekt bedenken: Hat der Azubi in der letzten Abteilung keine »gute Figur« gemacht, sollte der neue Abteilungsleiter ihn trotzdem unvoreingenommen unter seine Fittiche nehmen – auch in eigenem Interesse. Nicht alle Aufgaben liegen allen Menschen. In kleineren Betrieben ist der Einstieg in einen neuen Aufgabenkomplex ein guter Zeitpunkt für ein Folgegespräch.
Für das Ende der Ausbildung sieht Manfred Weiss neue Themen auf das Feedback-Gespräch zukommen: »Ich frage, ob der Betreffende sich schon Gedanken über seinen weiteren Weg gemacht hat und ob er sich vorstellen kann, sich nach der Prüfung noch weiterzubilden.«

Feedback-Gespräche nachbereiten

Die Nachbereitung eines Gesprächs ist die Basis für das nächste. Sie sollte zeitnah stattfinden, damit keine Information verloren geht. Auch der Azubi sollte dafür Zeit bekommen. Neben der Frage, was an der Vorbereitung verbessert werden könnte, sollten beide festhalten, was ihnen besonders gut gefallen hat. Gab es einen Moment, in dem das Gespräch beinahe aus dem Ruder gelaufen wäre, ist es wichtig, darüber nachzudenken, warum sich die Situation hochgeschaukelt hat.

Wenn das Gespräch ein Konflikt wird

Droht vor dem Gespräch bereits ein Abbruch der Ausbildung, rät Florian Haggenmiller den Auszubildenden, »nie allein in solche Gespräche zu gehen. Die Betriebsräte oder JAVi’s (Jugend- und Ausbildendenvertretung; DW) sind die richtigen Ansprechpartner. Sie können im Konfliktfall den Gesprächsverlauf bezeugen und in dem Gespräch selbst unterstützen.« Bleiben eine Klärung aus, gibt Haggenmiller zu bedenken: »Wir raten den Auszubildenden in diesen Situationen, dass sie sich in die Zeit zurückversetzen sollen, in denen das Ausbildungsverhältnis geschlossen wurde, weil es ja offensichtlich Gründe dafür gab, warum man den beidseitigen Vertrag abgeschlossen hat. Wenn man an diese Zeit nicht mehr anknüpfen kann, ist es für beide Seiten nicht gut, das um jeden Preis zu Ende zu führen – so schade das dann auch ist.«

Ein letzter Tipp

Sparen Sie auch zwischen den einzelnen Gesprächen nicht mit kurzen Feedbacks. So können Sie »auf dem kurzen Dienstweg« bereits Hindernisse ausräumen, bevor sie sich zu einem Problem auswachsen. Und noch etwas: Auch die meisten »alten Hasen« freuen sich über Feedback-Gespräche, wenn sie fair und wertschätzend geführt werden.