PDF-Rechnungen werden künftig anerkannt

Wer bisher seine Rechnungen auf elektronischem Wege als PDF versendet hat, wandelte auf einem schmalen Grat. Ohne digitale Signatur waren diese Rechnungen ungültig und berechtigten nicht zum Abzug der in der Rechnung enthaltenen Vorsteuer. Eine eventuelle Steuerprüfung konnte da leicht beträchtliche Rückzahlungen nach sich ziehen. Der Bundesrat hat nun endgültig eine Vereinfachung der elektronischen Rechnungslegung beschlossen, die zunächst wegen eines Einspruchs im Juli dieses Jahres, zurückgestellt wurde.

Kein Unterschied mehr zwischen Papier- und elektronischer Rechnung

Bisher mussten Rechnungen entweder in Papierform oder als PDF mit qualifizierter digitaler Signatur übermittelt werden. Ersteres verursacht Kosten, letzteres bedeutet eine verhältnismäßig hohe technische Hürde.

Rückwirkend können nun, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers, Rechnungen auch ohne Signatur in elektronischer Form zugestellt werden. Eine Unterscheidung zwischen Papier- und elektronischen Rechnungen ist künftig nicht mehr erforderlich. Das papierlose Büro rückt hier etwas näher, zumindest die Portokosten reduzieren sich mitunter beträchtlich.

An den grundsätzlichen Anforderung bezüglich des Rechnungsinhalts ändert sich jedoch nichts. Es muss sichergestellt sein, dass die Rechnung echt, unversehrt und lesbar ist. Wird keine Signatur oder das EDI-Verfahren eingesetzt, muss mit einem innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen, dass vorige Kriterien erfüllt sind, was bedeutet, dass Lieferung/Leistung und Rechnung einander zugeordnet werden können müssen.

PDF-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden

Der einzige neue Fallstrick, den man nun vermeiden muss, betrifft die Aufbewahrung der neuen elektronischen Rechnungen. Es ist nun zwingend notwendig, diese in elektronischer Form während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzubewahren, der keine Änderungen zulässt, also etwa durch Sicherungskopien auf CD und DVD. Ein reiner Papierausdruck genügt nicht, der Medienbruch würde zu erhöhten Aufbewahrungskosten führen und zusätzliche Kontrollen notwendig machen.

Wer also seine Kunden auf elektronischem Wege ansprechen kann, etwa über ihre E-Mail-Adresse, kann sich künftig das Ausdrucken, Einpacken, Frankieren und zur Post bringen sparen. Alle Details der vereinfachten Regelungen finden sich hier.